So, Zeit für praktische Übungen mit Archivesspace. Da die bisherigen Erfahrungen mit Archivesspace durchaus positiv waren, freue ich mich auf weitere Erfahrungen. Ich muss jedoch hier auch anmerken, dass ich mir die Arbeit mit derart detaillierten Archivsystemen nicht gewohnt bin. Ich arbeite in meinem beruflichen Umfeld mit einem Medienarchiv, welches auch als Produktionsarchiv genutzt wird. Die Klassifizierung der Daten wird dort anders, und wesentlich simpler, gehandhabt, als dies hier bei Archivesspace der Fall ist. Doch genug der vorgängigen Ausreden, es folgt ein kleines Fazit aus den Übungen. Der Download der Daten als «Raw XML»-File gestaltete sich als etwas umständlich, da sich keine Funktion für den direkten Download auf der Website befand. Ich musste also einen Umweg gehen und das File im Browser öffnen, dort den XML-Code herauskopieren und via Texteditor wieder als XML-File abspeichern. Etwas mühsam, doch auch das führte zum Ziel. Ein erstes Mal stutzig wurde ich nach Beendigung des Datenimports, als bei den Ressourcen trotz angeblich gelungenem Import nichts vorhanden war. Ich beschloss mich, die vorhandenen Ressourcen aus den vorherigen Übungen zu löschen und den Import neu zu starten, vielleicht gab es ja einen Konflikt mit den Datensätzen. Doch gleich zu Beginn des Imports musste ich feststellen, dass ich beim erstem Import einen Fehler begangen hatte, und die Daten im XML-Format eingelesen habe, und nicht wie empfohlen im EAD-Format. Nun ja, kein Wunder ist hier nichts passiert. Als kleine Erklärung muss vielleicht erwähnt werden, dass Dropdown Menus, wie die Formatauswahl beim Import, auf meiner VM leider einiges an Problemen hervorrufen. Ich klickte mich also mit der Tastatur zum EAD-Format und startete den Import neu. Nach circa einer Minute waren die Ressourcen dann auch auffindbar. Ein Erfolg. Die Ressourcen wirken sehr vollständig und es scheint keine Inkonsistenzen oder Probleme beim Import gegeben zu haben. Das Einzige, was mir auffällt ist, dass im Bereich «Scope and Contents» -> «Sub Notes» -> «Text» noch Style-Tags sichtbar sind, welche offenbar in Archivesspace so nicht gelesen werden können. Ich weiss jedoch nicht, ob die daran liegt, dass ein wenig gebräuchlicher Tag in HTML 5 ist. Dasselbe Problem besteht im Bereich «Immediate Source of Acquisition» -> «Sub Notes» -> «Text» mit dem Tag , welches jedoch eher aus dem Bereich XML stammen dürfte. Aber alles in allem scheint der Import gut geglückt zu sein. Lustigerweise führte diese Entdeckung auch dazu, dass mir Inkonsistenzen beim exportierten MARCXML-File auffielen. Nachdem ich via Volltextsuche die eben angesprochenen Tags ausfindig machen wollte, waren diese im exportierten File nicht mehr auffindbar. Es scheint so, als ob beim Export Daten, welche von Archivesspace nicht interpretiert werden können, verloren gehen. Dies könnte sich bei komplexeren Files durchaus als Stolperstein erweisen und zu massivem Datenverlust führen. Dies kann daran liegen, dass MARC21 auch nicht für alle spezifischen Angaben Felder zur Verfügung stellt, somit also nicht alle Angaben beim Export übernommen werden können.

Anzumerken gilt es, dass die Übung sich aufgrund der VM-Umgebung und der zusätzlichen Belastung durch die VPN-Verbindung erneut etwas mühsam gestaltet. Die Arbeit mit der VM ist äusserst zeitintensiv, auch da sich die Arbeit mit Archivesspace immer wieder in die Länge zieht. Dass sich das Programm jeweils etwa nach zehn Minuten von selbst beendet, macht die Sache nicht besser. Aber lehrreich war die Übung auf alle Fälle.

Nachträgliche Ergänzung zum Import:

Vergleicht man den EAD-Import im Archivesspace mit dem ursprünglichen Inhalt des Sample-Files in der HTML-Ansicht, so fallen einem doch diverse Mängel auf. Der offensichtlichste besteht wohl beim unterschiedlichen Zeitraum, welcher in der EAD-Datei nur bis 1958, im HTML jedoch bis 1969 datiert ist. Ebenso entfallen die sogenannten “Digital Objects”, der EAD-Import enthält nur Ressourcen.